Blog · 9 de outubro de 2026

Por quanto tempo guardar notas fiscais, contas e comprovantes

Guardar tudo para sempre não é necessário, mas jogar fora cedo demais pode custar caro: uma cobrança indevida ou uma intimação da Receita só se resolve com o comprovante na mão. A regra geral é simples: cada documento deve ser guardado enquanto alguém ainda puder cobrar ou questionar aquilo que ele comprova.

Imposto de Renda: cinco anos

A declaração, o recibo de entrega e todos os comprovantes usados nela (informes de rendimentos, recibos médicos e escolares, comprovantes de aplicações) devem ser guardados por cinco anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte ao da entrega. É o prazo que a Receita Federal tem para revisar a declaração.

Na prática: os documentos da declaração entregue em 2026 só podem ser descartados em 2032.

Contas de água, luz, gás, telefone e internet: cinco anos

Os comprovantes de pagamento devem ser guardados por cinco anos. Existe um atalho: toda empresa prestadora de serviço é obrigada por lei a enviar, uma vez por ano, a declaração de quitação anual de débitos. Ela substitui os comprovantes mensais do ano a que se refere. Com a declaração guardada, as doze contas daquele ano podem ir embora.

Notas fiscais de produtos: enquanto durar a garantia

A nota fiscal é o que permite acionar a garantia. Guarde-a pelo menos durante a garantia legal e a garantia do fabricante. Para bens de valor alto que entram na declaração de bens (veículos, por exemplo), mantenha a nota enquanto o bem for seu.

Aluguel e condomínio

O contrato de locação e os recibos devem ser mantidos durante toda a locação e por mais três anos depois da entrega das chaves. Os recibos de condomínio devem ser guardados por cinco anos; vale pedir periodicamente à administradora uma declaração de que não há débitos.

IPTU e IPVA: cinco anos

Os comprovantes de pagamento desses impostos devem ser guardados por cinco anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte ao do pagamento.

Imóveis e financiamentos

Contrato de compra e venda, recibos de quitação e escritura devem ser guardados enquanto o imóvel for seu: são eles que comprovam o custo de aquisição quando houver venda. Recibos de financiamento ficam guardados até a quitação ser formalizada.

Um resumo para consultar

• Declaração do IR e comprovantes usados nela: 5 anos.
• Contas de consumo: 5 anos, ou só a declaração de quitação anual.
• Notas fiscais de produtos: enquanto durar a garantia; bens declarados, enquanto forem seus.
• Aluguel: durante a locação e mais 3 anos.
• Condomínio: 5 anos.
• IPTU e IPVA: 5 anos.
• Documentos de imóvel: enquanto o imóvel for seu.

Guardar em papel ou digital?

Papel térmico de cupom fiscal apaga em poucos meses, e pastas se perdem em mudanças. Fotografar ou digitalizar o documento no dia em que ele chega, com data e categoria, resolve os dois problemas e permite encontrar um recibo de três anos atrás em segundos.